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内容証明の書き方

 1 用紙は自由。特に制限がない。

紙質も用紙サイズも原則自由です
極端を言えばノートの切れ端でも大丈夫です。
ただし、差出郵便局で5年間保存される為、保存に耐えないもの(感熱紙など)は使用出来ません。


 2 用紙の枚数も自由。制限はない。

書きたい内容を書きたいだけ書いて構わないのです。
ただし、複数枚の場合、すべてホチキスで綴じ、ページの繋ぎ目すべてに割印を押す必要があります。


内容証明の書き方・割印


 3 1枚あたりのたてよこの字数の制限はある。

1行あたりの字数と1枚あたりの行数については制限(決まり)があります。
(縦書きの場合)
1行に20字以内、1枚につき26行以内
(横書きの場合)
1行に26字以内、1枚につき20行以内
1行に13字以内、1枚につき40行以内
1行に20字以内、1枚につき26行以内

最近は、縦書きより横書き(20×26、26×20)の方が多いようです。
弁護士や行政書士が出す内容証明も横書き(A4サイズ縦長)が多いです。
これは、おそらく、Wordや一太郎で書く人が増えているからだと思います。

ちなみに「1行26字・1枚20行以内という場合、以内なら良いので「26字」でなくても大丈夫だということなんです。
つまり、20×20でもOKなので、MicroOfficeのウィザードから原稿用紙を選んで使用しても大丈夫なんです。

※電子内容証明という制度があり、この場合は字数制限がありませんが、事前の利用者登録などの手続きが手間がかかり、しかも割高な為、あまり利用されてはいません。


 4 使用出来る文字の制限がある。

使用出来る文字に制限があります。
使用出来る文字→ひらがな、カタカナ、漢字、句読点、数字、および一般的な記号
英字は固有名詞(人名・地名・会社名・商品名、など)でのみ使用が可能です。
記号や句読点も1字として数えます。
、 。 % + などは使用可能です。
kg、uなども使用可能です。(2文字として数えます)
ただし、「」(かっこ)のみ、合わせて1字として数えます。
※初めの'「'のみ1文字として数え、とじかっこ'」'は数えません。
@は○と1で2文字として数えます。
(1)や(2)、(一)や(二)は、2文字です。
ただし、これらが文中の序列を示す記号として取り扱われている場合は1文字として数えます。


 5 表題(タイトル)は自由。つけなくても良い。

表題はつけてもつけなくても全く問題ありません。
ただ、大体の場合は「通知書」や「請求書」「催告書」などとします。
※その他の例:
 「契約解除通告書」「敷金返還通知書」
 「債権譲渡通知書」「相殺通知書」
 「損害賠償請求書」「消滅時効援用通知書」
 「貸金返還請求書」「不当利得金返還請求書」


 6 差出人と受取人の住所・氏名は必ず記載。

差出人と受取人の住所・氏名は必要事項です。記載しなければなりません。
順序はどちらが先でも大丈夫です。

なお、相手方が個人である場合は、自宅住所へ、相手方が法人である場合は、本店所在地に送るのが、原則です。
相手方個人の自宅住所で無い場所に送る場合には、プライバシーの侵害や名誉毀損となる危険があるので、注意が必要です。

例えば、相手方の勤務先住所に送る場合であれば、最低でも、
「●●県●●市●●町●−● ●●●●株式会社 気付 ●●●● 殿」等とし、
封筒に「親展」と記載するようにして下さい。
※特に秘密な事項であれば、「本人限定受取郵便」のオプションを利用するのが一番確かです。
※または、「郵便局留」で発送し、相手に発送した旨を伝えて、窓口に受け取りに行ってもらうのも良いです。

文面中、差出人の氏名の横(または下)に押印すること一般的ですが、実は、これは決まりではありません。
押印するもしないも自由(任意)です。

内容証明の書き方・押印


 ※余談ですが、契約書や領収書にも一般的にハンが押してあります。
  しかし、実は法律上は押印の義務はなく、効力発生の要件でもありません。
  印鑑が押されていないと契約が無効になる、という法律はないのです。


時候のあいさつ文なども不要です。
(※例:「拝啓。貴殿益々ご清祥のこととお喜び申し上げます」など)
通常は時候の挨拶文はつけません。
要件のみを書くことが一般的です。

ただし、離婚や内縁関係解消などの特別な場合には、あえて内容証明のもつ威圧感を緩和させるために、時候のあいさつ文をつける場合もあります。


 7 手紙以外のものは同封出来ない。

普通の手紙であれば、資料やコピー、写真などを同封出来ますが、内容証明郵便の場合には、手紙以外のものは同封することが出来ません。

たとえば
※「添付した売掛金計算書の通りです」
※「念のため、借用書のコピーを同封致しましたのでご確認下さい」
などとする事が、内容証明郵便の場合には出来ない訳です。

その為、内容証明郵便の場合には、
※「別郵便で売掛金計算書をお送りしましたのでご確認下さい」
※「必要があればいつでも借用書のコピーをお送りします」
などと記載して伝えるのが一般的です。


 8 文面の内容(文言)には注意すること。

ついつい感情的になって余計なことまで書いてしますと、あとで逆手にとられて面倒なことになりかねません。
内容証明郵便は、書いた内容すべてが保存されるものですから、注意は必要です。

たとえば
※「5日以内に支払わないと詐欺で刑事告訴します」
※「「要求に応じなければ貴殿の勤務先や家族にばらします」
※「「要求に応じなければ貴殿の勤務先や家族にばらします」
※「マスコミに情報提供されたくなかったら〜」
など。これらの表現は使用しないで下さい。これでは脅迫ですから。


 9 差出人が複数(2名以上)の場合。

差出人が複数の場合、差出人それぞれが内容証明郵便を作成して送達しても構いませんが、同一の文面であれば、連名で出せば1回で済み、用紙も節約出来ますし、費用も節約出来ます。

また、権利関係も1通ではっきり疎明出来ますし、差出人全員が一意団結している意思も伝わり、効果的です。
※例えば、
まとめて不当解雇された数名による解雇無効の意思表示の通知、貸金債権を相続した相続人ら合同による請求の通知、など。

差出人が複数の場合は、差出人(通知人)の欄に住所・氏名をそれぞれが記載します。
また、ページの繋ぎ目の契印や訂正印は、差出人全員が押せば大丈夫です。
そして、配達証明のハガキを受け取る差出人の住所・氏名の前に”(送達先)”と書き加えれば完成です。


10 受取人が複数(2名以上)の場合。

今度は9と逆で、受取人が複数の場合です。
例えば、

などがあります。


もちろん、それぞれの相手に個別に差し出すことも可能ですが、その方法だと、わざわざそれぞれに3通づつ作成して出すことになり、やはり手間も費用もかかってしまいます。


受取人が違うだけで差し出す内容が同じであれば、1回の内容証明郵便で差し出すことが出来ます。
これを、「同文内容証明郵便」といい、これには、次の2種類があります。


@完全同文内容証明郵便
2名以上の相手に差し出す内容証明郵便で、その文面の内容のみならず、日付や差出人・受取人の記載がすべて同一のものを「完全 同文内容証明郵便」といいます。

9と同様、受取人の住所・氏名が連記してあるもののことです。
この場合には、通常の通数(1人だと3通)に、受取人の数が増えた分だけ通数を増やして作成すればOKです。
※ 2名に差し出す場合→4通。
  3名に差し出す場合→5通。 など


A不完全同文内容証明郵便
「不完全同文内容証明郵便」とは@と違い、受取人を連記せず、受取人の住所・氏名のみ個別に一人一人書いて作成する方法です。


違うのは受取人の記載が連記していないことだけで、日付や文面の内容は同一でなければなりません。
この場合、作成する通数は、@と同様、通常の通数(1人だと3通)に受取人の数が増えた分をだけ足した通数を作成するのですが、注意しなければならない点があります。
郵便局が保管する分と差出人が保管する分の計2部だけは受取人全員が連記してなければなりません。


例えば、受取人が3名の場合
受取人全員が連記しているもの(郵便局と差出人の分)が2通
残り3通はそれぞれ別に受取人の住所・氏名が記載されているもの(それぞれの受取人用)


内容証明に関すること、何なりと、お気軽にお問い合わせ下さい。

  電話番号 :03−5206−7773
  メールアドレス:info@naiyoushoumei.net


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