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内容証明の文章チェックポイント(注意項目)


内容証明の作成を専門とし、これまで、弁護士事務所での事務長や1000人規模の企業での法務責任者などを歴任した、行政書士 小竹が、プロからみた内容証明のチェックポイントを、以下に説明させて頂きます。


タイトル(標題)と本文の内容は一致しているか?

タイトル(標題)は必ずしも記載する必要はありません。
ただし、本文で記載されている内容が読み取れるよう、出来る限り、簡潔なタイトル(標題)を付けるようにしましょう。

差出人・受取人の記載は間違いないか?

住所や氏名に誤りがあると、送達不能となったり、回答が受け取れなかったり、再度発送する必要が生じたり、余計な手間と労力、そして費用が発生します。出す前に今一度確認するようにして下さい。
また、法人や団体の場合には、その本店・本部の住所を記載し、代表者の表示も必ず記載するようにして下さい。

事実経緯の記載に誤りはないか?

事実の発生した順序や内容、関係する当事者など、事実の相違があると、あとで争いとなりがちです。正確な内容のみが記載されているかを確認して下さい。

こちらの主張や請求は明確になっているか?

結局のところ、何が言いたいのか、何を請求しているのか、明確にしておく必要があります。
内容証明郵便は、意思表示を送達することが目的ですので、主張や請求が明確に伝わるような文章である必要があります。

こちらの主張や請求に法的な問題はないか?

主張や請求に、法的な問題はないか?、法的な根拠はあるのか?、確認しておくことは大切です。
せっかくの主張や請求が、逆に恐喝や名誉毀損などで訴えられたりすることのないよう、確認をする必要があります。

何法の何条に該当するか記載されているか?

法的な主張や請求をする場合には、「○○法第××条にもとづき」など、出来る限り法令を特定して記載した方が効果的です。
また、これによって誰にでも確認しやすくなるため、余計な紛争を事前に防止出来る可能性も高まります。

回答や支払いの期限を定めているか?

相手に、回答を求める場合や金銭の支払いを請求する場合、期限を明確にしておくことが大切です。
これにより、相手に回答や支払いの意思があるかどうかが明確になり、次のステップに進む時期の予定を立てやすくなります。

期限が経過した場合のとるべき手段が記載されているか?

期限を明確に区切り、その期限が経過した場合にどのような手段をとるか、出来る限り明確に伝えた方が効果的です。
また、法令上の罰則や類似事案での判例、などの記載を添えるとより効果的になります。
また、これによって、余計な紛争を事前に防止出来る可能性も高まります。

民事・刑事・行政手続き、などの可能性も伝えているか?

民事上の請求のみならず、
刑事事件に該当する場合なら被害届や刑事告訴・告発、
行政処分の可能性がある場合、その監督官庁への申立、
などの用意があることも伝えた方が、やはり効果的です。
そのような記載をすることで、
「とても素人の書いた内容証明ではないぞ」
「バックに法律家などの専門家がついていそうだぞ」
と伝えることが出来、とても効果的です。


差出日は適切か?

内容証明を差し出す予定の日に、まだ支払期限を経過(延滞)していないか、とか、消滅時効にかかっていないか、なども重要です。日にちを間違えただけで、無駄な書面となったり、請求が不能となってしまったりする場合もありますので、確認するようにして下さい。



内容証明に関すること、何なりと、お気軽にお問い合わせ下さい。

  電話番号 :03−5206−7773
  メールアドレス:info@naiyoushoumei.net


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